Como usar o bullet journal no trabalho

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[Disclaimer: este texto está com pinta de meu querido diário. Mas é só porque eu quero ensinar um processo sem me passar por especialista – só fui descrevendo o que pode ajudar você, OK?]

De uns tempos para cá, vejo cada vez mais gente falando em bullet journal. Uso o sistema desde o começo de 2016 e com o tempo percebi que era mais que um jeito bonitinho e prático de anotar meus afazeres.

Um bullet journal é um sistema customizável. Basicamente, você pega um caderno, fixa alguns símbolos para criar uma referência visual rápida e vai acrescentando informações.

Referências para bullet journal
Minha referência visual.

Como todo mundo que fala sobre o assunto, indico que você vá direto ao site de Ryder Carroll, que desenvolveu o sistema. O texto está em inglês, mas as ilustrações auxiliam bastante a compreensão. Além disso, a partir do momento que se entende o sistema, é possível adaptá-lo às próprias necessidades: por exemplo, índice não funciona para mim, um quadrado é melhor para sinalizar uma tarefa do que um ponto, e agora prefiro uma disposição semanal das tarefas ao invés de manter o texto corrido.

Exemplo de bullet journal no trabalho.
Meu bullet journal atual.

No momento, esse é o meu modelo ideal para o sistema. Também mantenho páginas para controlar as informações dos livros que estou trabalhando no momento e de tarefas burocráticas recorrentes (e marco essas referências com bandeirinhas). Mas só consegui chegar nesse ponto usando o método original primeiro e implementando aos poucos as mudanças. Assim, vou explicar o passo a passo de como cheguei até aqui.

1) Estabeleça suas referências visuais e vá acrescentando informações

Já adianto: não vai ficar bonitinho como no site do Bullet Journal. No meu caso, a coisa toda foi tão caótica que joguei fora meu caderno dessa fase, por isso não tem foto. Mas é importante lançar as informações, mesmo sem a estética ideal, para entender melhor o que é necessário controlar e como fazer isso. Por exemplo, logo percebi que colocar como a tarefa “liberar X laudas do livro Y” era idiota, mas que criar uma tarefa para cada texto de marketing que eu precisava liberar era muito importante.

2) Revise seu registro e identifique padrões

Na minha função, tem coisas que são óbvias: o serviço de um assistente editorial alterna períodos de leituras longas e de várias tarefas curtas. Mas algumas coisas são só uma vaga impressão: as semanas em que o marketing manda mais textos, os dias em que se rende menos, os blocos de atividade onde uma tarefa importante acaba se perdendo. O melhor do bullet journal, para mim, é o nível de customização. Acabei começando a anotar quantas laudas fazia por hora em cada dia, o que almoçava e quanto tempo gastava escrevendo um release. Foi importante para entender melhor minha rotina e meu fluxo de trabalho para além do “não rendi bem porque não dormi bem”. Assim, consegui alinhar minhas expectativas em relação ao meu trabalho e comecei a ajustar minha rotina fora da empresa para semanas que vão demandar mais de mim.

3) Estabeleça limites e trabalhe dentro deles

Como deu para ver, meu modelo atual não tem nada a ver com o bullet journal original. Talvez eu não devesse nem chamar assim, mas como surgiu assim e ainda segue vários princípios do sistema, acho melhor (e menos pedante) do que dizer que eu desenvolvi um sistema de organização. Mas na foto estão meus limites: preciso de orientação do calendário sempre, e um espaço para largar informações que ficam orbitando (mas não necessariamente vão ter alguma relevância no meu trabalho). Delimito no máximo cinco tarefas com dia fixo (tipo o programa de Snapchat da editora, na terça-feira, como dá para ver na foto), porque mais que isso vai prejudicar meu rendimento. Tenho uma coluna só para as tarefas que não demandam muito tempo e que posso fazer em algum momento livre (tipo pedir um ficha catalográfica, rascunhar um texto de capa. Essas coisas têm uma data fixa para entrega, mas posso ir adiantando quando der). Por fim, criei uma coluna de métrica: anoto a hora em que começo uma tarefa longa, a hora em que termino e o rendimento. Também marco o período que eu gasto resolvendo um bloco de tarefas rápidas.

É o método perfeito? Meu estresse acabou? Dou conta de tudo que preciso? Bem, não. Mas acredito que estou mais eficaz, e minha ansiedade em relação às tarefas diminuiu. Além disso, quando eu falho, basta procurar nos registros para ver onde deu problema – e aí posso criar um plano para driblar essa dificuldade. O interessante do bullet journal é que ele não tenta inserir suas particularidades dentro de uma estrutura fixa: pelo contrário, ensina a criar uma base onde os padrões podem ser percebidos e as dificuldades contornadas.

Você usa o bullet journal no controle da sua rotina? Qual é o melhor sistema de organização que você já usou?

escrito por Mariana Calil

Mariana Calil

Mariana Calil é formada em Produção Editorial na Universidade Federal do Rio de Janeiro. Passeou pela produção gráfica, fez uma breve visita ao comercial e hoje é assistente editorial. Vive a utopia de que dá para trazer para o mercado a teoria da faculdade e levar para a academia a prática do cotidiano.

3 comentários sobre “Como usar o bullet journal no trabalho

  1. gostei do seu texto… eu uso um caderno, anoto o nome do cliente que pediu a revisão ou outro item e a data máxima para entrega…
    daí vou marcando com um positivo o que já está feito.
    qdo termina o mês, ou a semana, dependendo do tamanho dos trabalhos, transfiro para outra folha os que ainda não foram concluídos…
    sem essa organização fico completamente perdida…
    *eu nem sabia que existia esse termo “bullet journal”
    ** esse site é uma delícia pra se ficar por dentro de todas as novidades e curto muito os posts, obrigada :)

  2. Tentei organizar minha rotina com um Planner. Não. não desembolsei algumas centenas de reais para comprar um. Improvisei o meu em uma cartografia. Abandonei por vários meses, voltei a usar e abandonei de novo. Nessa mesma época em que conheci o planner conheci o Bullet, mas achei sem graça. Voltando a tentar organizar minha vida decidi dar uma chance ao bullet. Não resolvi todos os meu problemas no entanto, percebo-me menos estressada. Não esqueço de atividades triviais e nada me dá mais alegria do que preencher um quadrinho, circulo ou triângulo em sinal de ter cumprido a tarefa, o compromisso ou evento registrado. Também fiz um tracker de hábitos e nele descobri que não bebo água e nem durmo tempo o suficiente. Hábitos as quais estou procurando livrar-me. E decorar meu bujo seja com doodles ou usando hand lettering desanuvia bastante a minha mente.

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