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Pergunte ao Freela: Ferramentas de organização

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Uma das dificuldades principais de trabalhar como autônomo é ser responsável por organizar tudo: seus horários, seus prazos, seus trabalhos, suas finanças. Você não está preso a um espaço e a um horário que te “obriga” a trabalhar, você não tem um valor determinado de dinheiro que cai na conta no mesmo dia todo mês, você não tem uma equipe ao seu redor com quem pode dividir seu trabalho.

Como já mencionei antes, eu me organizo muito, mas é uma espécie de caos organizado. Muita gente aconselha que profissionais autônomos tenham uma rotina regular, como se trabalhassem para uma empresa, porque tira um pouco do peso das decisões diárias. Eu, entretanto, sou péssima com rotinas e me dou bem melhor com minha bagunça funcional. Mas como eu faço essa bagunça ser realmente tão funcional? Com boa vontade e com a ajuda de sistemas e ferramentas – que, como vocês já devem ter adivinhado, vou apresentar aqui hoje.

PROJETOS

Quando perguntei para conhecidos sobre sistemas/ferramentas de organização, muitos me sugeriram o Trello. É um sistema que eu usava na editora em que trabalhava, e que uso para algumas coisas da Capitolina, mas nunca peguei muito o jeito para minha organização profissional pessoal. Acho que provavelmente é mais prático do que o que eu faço – e muita gente que conheço adora – então vou recomendar mesmo que eu não use tanto. A grande graça do Trello é que você pode ver seus projetos maiores e incluir uma checklist de tarefas que devem ser cumpridas, além de incluir prazos (que você pode ver em um calendário) e compartilhar esses projetos com outras pessoas.

Eu acabo usando uma planilha capenga do Excel (faça download aqui) para organizar meus projetos de forma mais geral. Tenho uma coluna para nome/descrição rápida do projeto, uma para cliente, uma para data em que o projeto foi iniciado, uma para prazo, uma para a data em que de fato o projeto acabou, uma para previsão de pagamento, uma para data em que o pagamento de fato foi recebido, uma para o valor, uma para as horas trabalhadas (e para o valor por hora) e uma para comentários/detalhes/informações extra. Quando o trabalho já acabou mas ainda não recebi, marco a fileira em vermelho, e quando está tudo certinho marco em verde. É simples, mas funciona para visualizar em que pé estão as coisas e, de quebra, saber como anda minha previsão de tempo e dinheiro.

TEMPO

Mencionei na parte anterior que tenho uma coluna para indicar horas trabalhadas e valor por hora. Foi uma adição recente à minha tabela, mas uma que fez muita diferença para mim. Quando você tem que propor prazos e preços para clientes, é muito importante saber de fato quanto tempo você leva para fazer cada tipo de trabalho, e quanto vale aquela hora. Também é um bom jeito de calcular se o orçamento que foi sugerido para você vale a pena e é viável (o que ajuda naquilo que falei na última coluna: a importância das escolhas).

Para calcular as horas trabalhadas, uso a maravilha que é o Toggl. No Toggl você cadastra clientes, projetos e tarefas e usa um timer para registrar o tempo que leva em cada tarefa. O sistema também cria gráficos bonitinhos indicando quanto tempo você passou em cada projeto no total (e em cada tarefa específica), o que dá enormes insights em relação a como você trabalha. Ao final de cada projeto, eu vejo esse tempo registrado no Toggl, incluo na minha planilha e calculo o valor que recebi por hora.

CONCENTRAÇÃO

No que diz respeito a usar melhor o tempo que você tem – sem procrastinar muito, sem enrolar demais –, um sistema muito famoso por aí é o método Pomodoro. O princípio básico é simples: você se concentra em uma tarefa por um período curto de tempo (15 minutos), tem uma pausa programada em seguida (5 minutos), se concentra de novo, pausa de novo, e assim por diante. Eu não uso esse sistema o tempo todo (porque em geral consigo me concentrar em algo por muito tempo e porque gosto de multitask), só quando estou com dificuldade de me concentrar e preciso muito de foco, mas é bem útil se você precisa de concentração única e está complicado. Para implementar, eu uso o app Be Focused, que te avisa com alarmes quando é hora da pausa e quando é hora de voltar a se concentrar. A única dica extra que eu tenho é usar o tempo da pausa para fazer algo não relacionado a trabalho – eu gosto de levantar, beber água e me alongar, ou de ler um textinho rápido no computador sobre um assunto diferente.

Na época em que estava fazendo a monografia de graduação e precisava de uma ajuda extra-forte contra a distração, apelei para o SelfControl, um app para Mac que te permite bloquear certos sites por um período determinado de tempo. É impossível desbloquear (mesmo reiniciando o computador, mesmo deletando o app) até acabar o tempo, então recomendo usar quando for muito necessário. Claro que aí é preciso também deixar o telefone bem longe (ou pelo menos no modo avião), para não cair na tentação de só acessar tudo no celular.

COMUNICAÇÃO

Eu prefiro usar e-mail para toda a minha comunicação profissional. Não sou fã de telefonemas (acho que é um problema de geração?) e não me sinto confortável trocando Whatsapp com clientes, especialmente fora do horário comercial. E-mails são maravilhosos, profissionais e organizados, então sou totalmente #teamemail (inclusive por isso adoro a atual onda de retorno às newsletters). O problema é: frequentemente mando e-mails em horários nem um pouco profissionais (às 3h da manhã, por exemplo), mas gostaria de ater minha comunicação a horários mais tradicionalmente profissionais, para não dar margem para a exigência de estar disponível em horários que teoricamente não são de trabalho (e para não dar a impressão de que espero respostas com esse grau de urgência). Por isso uso Boomerang, um plugin para Gmail que permite agendar e-mails para qualquer data e horário. Assim eu posso escrever e mandar meus e-mails na madrugada do sábado e ficar tranquila sabendo que só chegará ao destinatário na manhã de segunda.

FINANÇAS

Especialmente para quem, como eu, é MEI: o Qipu salva minha vida. É o aplicativo oficial (e gratuito) do MEI, no qual você pode organizar seus ganhos e gastos profissionais e que te lembra de pagar o DAS. Os lembretes do pagamento eram minha coisa favorita no aplicativo, mas chegou a época de declarar imposto de renda e eu descobri que ele faz sua declaração anual e te manda por e-mail, o que é maravilhoso e tornou o processo bem mais tranquilo e agradável para mim.

Outro aplicativo que uso para organizar meu dinheiro é o CoinKeeper. Não é voltado para trabalho, é mais para gastos pessoais, mas como você pode colocar até quatro “origens” de dinheiro (contas, cartões etc.) é bem útil para quem tem conta empresarial além de pessoal. Além disso, dá para incluir vários tipos de gastos diferentes para registrar, então dá para separar os gastos profissionais dos gastos pessoais, o que também ajuda bastante.

Acho que isso é tudo que uso de forma mais regular para organizar meu trabalho. No entanto, como minha organização varia muito, adoraria conhecer os métodos/sistemas/ferramentas de vocês!

escrito por Sofia Soter

Sofia Soter

Sofia Soter tem 24 anos, mora no Rio de Janeiro e é escritora, editora, revisora e tradutora, construindo passo a passo seu próprio império editorial megalomaníaco. Edita a Capitolina [http://revistacapitolina.com.br] e já publicou textos pela internet toda [http://sofiasoter.com/portfolio/].

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